Rakennus- ja ympäristölautakunta
Pöytäkirja 13.12.2023/Pykälä 183

RAKYL 13.12.2023 § 183  

1147/00.02.09/2023

Valmistelija Ympäristösuunnittelija Heidi Käyhkö, puh. 044 - 417 4687, heidi.kayhko@savonlinna.fi

Selostus Savonlinnan kaupungin toimielimien kokousmenettelystä säädetään hallintosäännössä. Hallintosäännön 5 luvun 14 §:n mukaan toimielin päättää varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan.

 Hallintosäännön 5 luvun 15 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista päätösehdotuksineen lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsun lähetetään, mikäli mahdollista vähintään neljä (4) kalenteripäivää ennen kokousta.

 Hallintosäännön 5 luvun 18 §:n mukaan toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on ensisijaisesti itse kutsuttava varajäsensä tilalle. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenensä kokoukseen sitä asiaa käsittelemään.

 Hallintosäännön 5 luvun 19 §:n mukaan jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus rakennus- ja ympäristölautakunnan kokouksissa on kaupunginhallituksen puheenjohtajalla, kaupunginjohtajalla, toimielinten esittelijöillä ja kaupunginhallituksen määräämällä edustajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin.

Esittelijät Rakennustarkastaja Juha Karvinen, puh. 044 417 4692, juha.karvinen@savonlinna.fi ja ympäristöpäällikkö Matti Rautiainen, puh. 044 417 4685, matti.rautiainen@savonlinna.fi  

Päätösehdotus Rakennus- ja ympäristölautakunta päättää pitää 12 kokousta vuonna 2024 pöytäkirjaliitteen A mukaisina ajankohtina.

Kokous voidaan pitää myös, milloin toimielimen puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö sen jäsenistä tekee puheenjohtajalle kirjallisen esityksen sen pitämisestä. Ylimääräisiä kokouksia voidaan pitää, mikäli käsiteltävänä olevien asioiden kiireellisyys tms. seikat sitä vaativat. Ylimääräisten kokousten pitämisestä päätetään erikseen.

Kokoukset pidetään ensisijaisesti läsnäolokokouksina Savonlinnan kaupungintalolla kaupunginhallituksen kokoushuoneessa, kaupungintalon A-osan 3. krs:ssa keskiviikkona klo 16:30 alkaen. Kokouksiin luodaan perustellusta syystä erikseen etukäteen pyydettäessä mahdollisuus osallistua myös Teams -yhteyden kautta.

Ilmoitus kokouksen esityslistan julkaisemisesta lähetetään sähköpostitse kokousta edeltävän viikon viimeisenä työpäivänä lautakunnan varsinaisille ja varajäsenille, kaupunginhallituksen puheenjohtajalle ja kaupunginhallituksen edustajalle lautakunnassa, kaupunginjohtajalle sekä muille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa.

Kokousten pöytäkirjanpitäjänä toimii rakennusvalvonnan toimistonhoitaja tai hänen sijaisensa. Tarvittaessa pöytäkirjanpitäjänä voi toimia kokouskohtaisesti myös muu työ- tai virkasuhteessa Savonlinnan kaupunkiin oleva henkilö. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa valittavaa pöytäkirjantarkastajaa, joille valitaan myös varatarkastajat. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti mahdollisuuksien mukaan heti kokouksen päätyttyä tai kokousta seuraavana päivänä.

Pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa (www.savonlinna.fi/paatoksenteko).

Kokousten yhteydessä tarjotaan kokouskahvit, jotka kustannetaan puoliksi rakennusvalvonnan ja ympäristönsuojelun määrärahoista.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Toimenpiteet:  Kuulutus kaupungin viralliselle ilmoitustaululle