Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 13.02.2024/Pykälä 36

TL 13.02.2024 § 36  

118/00.03.01.02/2024

Valmistelija tekninen johtaja Kari Tikkanen, 044 417 4600

Selostus Savonlinnan kaupungin keskushallinnon talouspalvelut on antanut 12.12.2023 ohjeet ja aikataulun vuoden 2023 tilinpäätöksen laatimisesta niin, että kaupunginhallituksen on se mahdollista allekirjoittaa viimeistään 31.3.2024.

 Toimintakertomuksessa on tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kaupunginhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan.

 Lautakuntien ja niiden alaisten toimialajohtajien on arvioitava toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä annettava selvitys sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden perusteella tehdyistä keskeisistä johtopäätöksistä. Kuvauksessa on suotavaa käydä ilmi, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuu toimialan eri tasoilla, ja miten on toimittu väärinkäytösten ehkäisemiseksi, ja miten niistä on raportoitu.

 Lisäksi lautakunnat antavat tulosaluetasoisesti selvitykset valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta talousarviossa määritellyn sitovuuden mukaisesti, jolloin raportoinnissa toteumaa verrataan asetettuun tavoitteeseen. Lautakuntien selvitysten pohjalta laaditaan koko kaupunkia koskeva selonteko toimintakertomukseen, johon yhdistetään myös keskushallinnon alaisen sisäisen tarkastuksen laatima selonteko sisäisen valvonnan toimivuudesta vuonna 2023.

 1. Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

 Lautakunnan ja sen alaisten viranhaltijoiden toimintaan ei ole kohdistunut oikeuden määräämiä korvauksia vahingontuottamuksista. Säännöksiä, määräyksiä ja päätöksiä on noudatettu. Kaupunginlakimiestä sekä tiettyihin erityisalueisiin erikoistuneita lakiasiantoimistoja on käytetty apuna lainmukaisuuden tarkistamisessa tarvittaessa.

 2. Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus

 Valvontaohjeisto määrittelee esimerkiksi laskujen hyväksymiskäytännöt ja hankintalaki kilpailutuksen. Hankintapäätökset on tehty hallintosäännössä määritellyn virkamiehen tai toimielimen toimesta noudattaen hallintosäännössä määriteltyjä euromääräisiä hankintarajoja. Valvonta on toteutettu viranhaltijapäätösten seurannalla. Lautakunta on seurannut talouskehitystä kuukausittain. Toimivallan ylityksiä ei ole havaittu.

 3. Riskienhallinnan järjestäminen

 Riskienhallinnasta vastaavat toimialalla infrapäällikkö Jani Ahokas ja kiinteistöjohtaja Jukka Oikari. Toimialan riskikartoitus on toteutettu kaupungin vakuutusyhtiön ja sisäisen tarkastajan Päivi Matilaisen sekä tietosuojavastaava Tarja Vellosen kanssa. Kaupungin yleinen riskienhallintaohjeistus on käytössä.

 4. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta

 Hallintosääntö määrittelee lautakunnan ja virkamiesten väliset oikeudet omaisuuden hankintaan, luovutukseen ja hoitoon. Hallintosääntöä on noudatettu omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa ja hoidossa. Toimielimet ovat tehneet päätökset niissä tapauksissa, joissa virkamiesten hallintosäännön mukaiset valtuudet eivät ole riittäneet päätöksentekoon.

 5. Sopimustoiminta

 Sopimukset on tallennettu kaupungin sopimustenhallintajärjestelmään. Lautakunnan, virkamiehen tai sopimuskumppanin havaittua puutteen esimerkiksi sopimustekstissä on se huomioitu välittömästi uusia sopimuksia tehtäessä.

 6. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä

 Lautakunnan mielestä sisäisen tarkastuksen ohjeistus sekä itse sisäinen tarkastus on riittävällä tarkkuudella ja kustannustehokkuudella järjestetty.

Lapsivaikutusten arviointi Ei merkittävää vaikutusta

Yritysvaikutusten arviointi Ei merkittävää vaikutusta

Esittelijä Tekninen johtaja Tikkanen Kari

Päätösehdotus Lautakunta antaa selostusosan mukaisen selonteon kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuksesta ja toteutumisesta teknisen lautakunnan toimialueella vuonna 2023.

Käsittely Jouni Matilainen poistui esteellisenä kokouksesta asian käsittelyn ajaksi

 (HallL 28.1 § 1, osallisuusjäävi) klo 18.36-18.37.

 Pöytäkirjantarkastajana tässä asiassa toimi Teija Pesonen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Toimenpiteet Kaupunginhallitus

 Sisäinen tarkastaja