Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 29.05.2024/Pykälä 119

TL 29.05.2024 § 119  

492/08.01.00.01/2024

Valmistelija logistiikkapäällikkö Pia Hokka-Itkonen, 044 417 4840

Selostus Teknisen toimialan logistiikkapalveluyksikkö on järjestänyt Savonlinnan koulukuljetusohjelmiston hankinnasta tarjouskilpailun. Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi kansallinen hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavaan 5.3.2024. Tarjoukset piti toimittaa sähköisesti Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin kautta viimeistään 15.4.2024 klo 12.00. Tarjousvertailu on kokousmateriaalina luottamushenkiöiden cloudmeetingissä.

 Logistiikkapalveluyksikkö tarvitsee nykyisen ReittiGIS kuljetusohjelmiston tilalle selainpohjaisen ohjelmiston perusopetuksen oppilaiden koulukuljetusten suunnitteluun, optimointiin, reititykseen, oppilaiden matkojen mittaamiseen ja koulukuljetusten reaaliaikaiseen seurantaan.

 Vertailu- ja valintaperusteena on kuljetusohjelmiston vuosikustannusten ja käyttöönottoprojektin arvonlisäverottomat hinnat yhteensä. Hankinnassa valitaan yksi koulukuljetusohjelmiston toimittaja. Palvelun laadun vähimmäisvaatimukset on määritelty niin korkeiksi, että vertailu- ja valintaperusteeksi jää ainoastaan hinta.

Käyttökustannusten arvonlisäveroton vuosihinta €/yksi (1) vuosi sisältää 600 oppilaan koulukuljetusten suunnittelun, optimoinnin, kaikkien oppilaiden matkojen mittaamisen ja koulukuljetusten reaaliaikaisen seurannan. Vuosihinta sisältää kaikki kustannukset, elinkaaren aikaiset päivitykset, ylläpidot, käyttötuet, lainsäädännöstä johtuvat muutokset yms. Käyttökustannusten laskutus alkaa siitä hetkestä, kun koulukuljetusohjelmisto on testattu, käyttökoulutettu ja käyttövalmis tilaajalle. Reaaliaikainen koulukuljetusten seuranta on tarkoitus ottaa käyttöön vasta myöhemmässä vaiheessa.

Käyttöönottoprojektin hinta sisältää koulukuljetusohjelmiston käyttöönoton käyttökuntoon asennettuna ja käyttökoulutuksen tilaajan henkilöstölle.

Vuosihinta on kiinteä vähintään 31.12.2025 saakka. Tämän jälkeen molemmilla sopijaosapuolilla on oikeus kerran kalenterivuodessa esittää hinnanmuutosta. Perusteltu hinnanmuutosesitys on toimitettava toiselle osapuolelle kirjallisesti hinnanmuutoksen voimaanastumista edeltävän syyskuun loppuun mennessä. Mahdollisten hinnanmuutosten tulee olla perusteltuja. Sopijaosapuolet neuvottelevat tarvittaessa hinnanmuutoksesta. Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, sopijaosapuolilla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa ennen hinnanmuutosehdotuksen tekemistä.

Kustannusten jakamisesta on sovittu sivistystoimen johtajan kanssa 15.4.2024. Kustannukset jaetaan puoliksi teknisen toimialan ja sivistystoimialan kanssa.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Intoit Oy ja Suomen Kuntalogistiikka Oy. Tarjoukset avattiin ja avauksesta laadittiin pöytäkirja.

Molemmat tarjoajat ovat esittäneet koulukuljetusohjelmiston demoversion logistiikkapalveluyksikölle ja vs. tietohallintopäällikölle. Tarjotut koulukuljetusohjelmistot täyttävät pakolliset toiminnalliset vähimmäisvaatimukset.             

Yritysvaikutusten arviointi Arviointilomake on oheismateriaalina

Esittelijä   Tekninen johtaja Tikkanen Kari

Päätösehdotus Tekninen lautakunta päättää valita Savonlinnan koulukuljetusohjelmiston toimittajaksi halvimman tarjouksen jättäneen Intoit Oy:n.

Kuljetusohjelmiston vuosihinta on 16 900 €, alv 0 % ja käyttöönottoprojekti 2 400 €, alv 0 % yhteensä 19 300 €, alv 0%. Koulukuljetusohjelmiston on oltava tilaajalla käytössä viimeistään 1.10.2024. Käyttökustannusten laskutus alkaa siitä hetkestä, kun koulukuljetusohjelmisto on testattu, käyttökoulutettu ja käyttövalmis tilaajalle.

Kustannukset jaetaan puoliksi teknisen toimialan ja sivistystoimialan kanssa.

Hankintasopimus laaditaan toistaiseksi voimassa olevaksi.

Hankintasopimus sitoo tilaajaa vasta, kun hankinnasta on allekirjoitettu kirjallinen hankintasopimus. Hankintasopimus allekirjoitetaan sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kaikki tilaajan vaatimat selvitykset on toimitettu.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi Intoit Oy

 Suomen Kuntalogistiikka Oy

 Sivistystoimi

 Tietohallinto 

Toimenpiteet logistiikkapalveluyksikkö