Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 16.09.2024/Pykälä 288

KH 16.09.2024 § 288  

693/00.01.01.01.00/2024

Valmistelija hallintopäälllikkö Seija Hytönen, seija.hytonen@savonlinna.fi, p. 044 417 4044

Selostus Osana kaupungin kehittämis- ja sopeuttamisohjelmaa tehdyssä henkilöstökyselyssä on noussut yhtenä kehittämisehdotuksena sähköisten kokousten käyttöönotto ja käytön tehostaminen.

 Hallintosääntö:

 11 § Toimielimen päätöksentekotavat

 Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).

 Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

 Toimielin varmistaa ja vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 12 § Sähköinen kokous

 Toimielin päättää sähköisen kokouksen käyttöön ottamisesta ja käyttöönottamisen ajankohdasta 11 §:n 4 momentin edellytysten täyttyessä.

 Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

 13 § Sähköinen päätöksentekomenettely

 Toimielin päättää sähköisen päätöksenteko menettelyn käyttöön ottamisesta ja käyttöönottamisen ajankohdasta asioiden päättämiseksi kuntalain 100 §:n mukaisesti.

 Kokouskutsussa yksilöidyistä sähköisessä päätöksenteossa käsiteltävistä asiasta tulee tehdä päätös kokousta edeltävään päivään kello 16.00 mennessä. Kokousasia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta edellä mainittuun määräaikaan mennessä.

 Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

 14 § Kokousaika ja -paikka

 Toimielin päättää varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan.

 Kokous pidetään myös, milloin toimielimen puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö sen jäsenistä tekee puheenjohtajalle kirjallisen esityksen sen pitämisestä.

 Toimielimet ovat tehneet päätökset sähköisen kokouksen käyttöön otosta ja toteuttavat käytäntöä eri tavoin.

 Käytössä olevat tietojärjestelmät ja laitteet mahdollistavat täydellisen sähköisen kokouskäytännön kaikissa toimielimissä lukuunottamatta vanhus- ja vammaisneuvostoa sekä nuorisvaltuustoa.

 Tehostamalla sähköisen kokouksen käyttöä siten, että joka toinen kokous pidetään sähköisenä kokouksena etäyhteydellä, syntyy säästöä luottamushenkilöiden ajankäytössä, luottamushenkilöiden matkakustannuksissa sekä kokoustarjoiluissa. Vuoden 2023 toimielinten kokousmäärien mukaisesti säästö vuositasolla olisi n. 28 000.

Toimivalta Hallintosääntö 3 luku § 3

Esittelijä Kaupunginjohtaja Laine Janne

Päätösehdotus Kaupunginhallitus ohjeistaa toimielimiä sähköisen kokouksen käytöstä siten, että vähintään joka toinen kokous pidetään sähköisenä kokouksena siten, että osallistujat ovat kokouksessa läsnä vain etäyhteydellä.

Käsittely Tuukka Suomalainen teki seuraavan, Jarmo Tiaisen, Sanna Metsälän, Panu Peitsaron, Kirsti Laamasen ja Esa Valkosen kannattaman muutosehdotuksen: ”Esitys hylätään. Kokoontumistavan valinta jätetään edelleen kunkin toimielimen päätettäväksi.”

Keskustelun kuluessa esittelijä muutti päätösehdotustaan kuulumaan seuraavasti: Kaupunginhallitus ohjeistaa toimielimiä siten, että vuoden aikana keskimäärin noin puolet kokouksista pidetään sähköisenä kokouksena siten, että osallistujat ovat kokouksessa läsnä vain etäyhteydellä. Lisäksi kaikki kokoukset pidetään hybridinä, jolloin jokaiseen kokoukseen voi osallistua myös etänä.

Koska oli tehty esittelijän ehdotuksesta poikkeava kannatettu muutosehdotus, oli asiasta äänestettävä. Suoritetussa äänestyksessä esittelijän muutetun päätösehdotuksen puolesta annettiin 4 jaa-ääntä (Backman Anja, Kilpeläinen Pekka, Stenberg Eija ja Kukkonen Juha) ja Tuukka Suomalaisen ehdotuksen puolesta 6 ei-ääntä (Laamanen Kirsti, Valkonen Esa, Suomalainen Tuukka, Metsälä Sanna, Peitsaro Panu, Tiainen Jarmo).

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi Tuukka Suomalaisen muutosehdotuksen.

Toimenpiteet Toimielimet