Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.12.2024/Pykälä 427

TL 17.12.2024 § 245 

Valmistelija vt.tekninen johtaja Päivi Behm, 044 417 4655,

 vs. hankintapäällikkö Pirjo Rossilahti, 044 417 4982

Selostus Savonlinnan kaupungilla on voimassa oleva hankintatoimen yhteistoimintasopimus seudullisten yhteishankintojen toteuttamiseksi. Sopimuksessa ovat tällä hetkellä mukana Enonkosken, Juvan, Sulkavan ja Rantasalmen kunnat, Järvi-Saimaan Palvelut Oy, Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Savonlinnan seurakunta, Savonlinnan Vuokratalot Oy ja Tanhuvaaran Palvelut Oy.

Yhteistoimintasopimus on vuodelta 2004 ja se on uusittu v. 2012 hankintapalvelut yksikön siirtyessä Savonlinnan seudun kuntayhtymältä Savonlinnan kaupungille, eikä se enää nykymuodossaan palvele Savonlinnan kaupunkia. Sopimus on oheismateriaalina, liite A.

Sopimuksen mukaisesti Savonlinnan kaupungin hankintapalvelut hoitaa keskitetysti yhteishankintoina toteutettavien tavara- ja palveluhankintojen kilpailuttamisen ja sopimushallinnan sopimuksen allekirjoittaneiden yhteisöjen puolesta. Lisäksi hankintapalvelut hoitaa myös sopimukseen kuuluvien yhteisöjen omien erillishankintojen kilpailutusprosesseja. Näistä hankintapalvelut ei sopimuksen mukaan voi veloittaa erikseen, vaan ne sisältyvät sopimuksen vuosihintaan.

Seudullisesti kilpailutettavia tuoteryhmiä on paljon (tällä hetkellä 27 kpl, joissa useissa on useampia sopimustoimittajia, ja niiden kilpailuttaminen vie huomattavan paljon hankintapalvelut yksikön henkilöstöresursseja. Seudullisten yhteishankintojen kilpailuttaminen on työläämpi prosessi kuin kaupungin omien kilpailutusten hoitaminen, koska niissä on huomioitava kaikkien mukana olevien organisaatioiden tarpeet.

Kaupungin saama taloudellinen hyöty seudullisena yhteishankintayksikkönä toimimisesta on nykyisin hyvin pieni verrattuna siitä aiheutuvaan työmäärään. Kaupungin tuloja on vähentänyt merkittävästi Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän lakattua toimintansa vuoden 2022 lopussa, jolloin sairaanhoitopiirille yhteistoimintasopimuksesta aiheutuneet kulut ovat jääneet kaupungin maksuosuudeksi. Muiden yhteistoimintasopimukseen kuuluneiden jäsenorganisaatioiden maksuosuudet koko hankintapalveluiden kuluista ovat hyvin vähäiset suhteessa hankintapalveluille aiheutuneeseen työmäärään. Tulokehitys on oheismateriaalina, liite B.

Hankintalain vaatimukset ovat vuosien myötä kasvaneet ja hankintaprosessit ovat muuttuneet haasteellisimmiksi, vaativimmiksi ja työläämmiksi hoitaa. Savonlinnan kaupungin hankintapalvelut- yksikkö on jo pidemmän aikaa toiminut vajaalla henkilöstöresurssilla. Henkilökuntaa on hankintapalveluissa tällä hetkellä 2,5 henkilötyövuotta hankinta-asiantuntijoita, aiemman 4:n henkilötyövuoden sijaan, joista 1 hankinta-asiantuntija hoitaa tällä hetkellä hankintapäällikön viransijaisuutta, koska hankintapäällikköä ei ole vielä saatu rekrytoitua. Henkilöstövajetta osaltaan lisää se, että tulossa on ennakoitua vähemmän henkilökuntaa TE-palvelu-uudistuksen myötä, yksi henkilötyövuosi aiemmin keskustellun kolmen henkilötyövuoden sijaan. Lisäksi TE-palveluilta on tulossa myös lisätehtäviä hankintapalvelut-yksikön hoidettaviksi. TE-palveluiden hankintahenkilön osalta henkilöstösiirto tapahtuu 1.1.2025, mikä on aikataulullisesti tarpeeseen nähden myöhään. Hankintapalvelujen henkilöstön osalta haasteena on resurssien vähäisyys ja sijaisjärjestelyjen riski sekä työsuojelullinen riski.

Nykytilanteessa, henkilöstövajauksesta johtuen seudullisia, toistaiseksi voimassa olevia hankintasopimuksia ei ennätetä kilpailuttamaan uudelleen lainkaan. Tämä aiheuttaa suorahankintariskin kaupungille.

Hankintalain (136 §) mukaan olennaisia eli kiellettyjä muutoksia ovat:

1) Vaikutus potentiaalisiin tarjoajiin; toinen toimittaja olisi voinut voittaa tai muita toimittajia olisi voinut osallistua tarjouskilpailuun, jos muutetut ehdot olisivat olleet tiedossa tarjouskilpailua tehtäessä

2) Sopimuksesta tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille

 3) Sopimuksen huomattava soveltamisalan laajennus

 4) Sopimuskumppanin korvaaminen uudella sopimuskumppanilla

Kilpailuttamatta jättämisestä voi kuka tahansa (esim. tarjoajat) tehdä toimenpidepyynnön Kilpailu- ja kuluttajavirastolle, joka valvoo hankintalainsäädännön noudattamisvelvollisuutta. Kilpailuttamatta jättämisestä voi kannelle myös ylimmälle laillisuusvalvojalle (oikeuskansleri ja eduskunnan oikeusasiamies). Sisäisesti hankintalainsäädännön noudattamista valvoo mm. sisäinen tarkastaja ja tilintarkastaja.

Seudullisen yhteishankintasopimuksen irtisanomista on käsitelty kaupunginjohtajan johtoryhmässä 28.5.2024. Päätöksen mukaisesti sopimuksen irtisanomisesta on neuvoteltava ensin muiden sopijaosapuolten kanssa ja neuvottelussa on tuotava esille henkilöstötilanne sekä kustannusten nousu, mikäli rekrytoidaan lisähenkilöitä. Neuvottelun jälkeen asia on valmisteltava teknisen lautakunnan kautta kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle päätettäväksi.

Neuvottelu sopimukseen kuuluvien yhteisöjen kanssa on käyty 2.10.2024. Muistio neuvottelusta on oheismateriaalina, liite C.

Neuvottelun jälkeen asiaa on jatkovalmisteltu ja todettu seuraavaa:

Voimassaolevan sopimuksen toteuttaminen ei ole mahdollista nykyisillä henkilöstöresursseilla hankintalain nykyiset vaatimukset huomioiden. Lisäresurssien tarve olisi vähintään 2 henkilötyövuotta. Yhden hankinta-asiantuntijan kustannusvaikutus sivukuluineen on vuositasolla noin 62 000 €. Vaikka osa jäsenyhteisöistä olisi valmis osallistumaan henkilöiden palkkakustannuksiin, aiheuttaa se kuitenkin lisäkuluja kaupungille. Haasteena on lisäksi rekrytoinnin epävarmuus.

Seudullisen sopimuksen irtisanominen ei poista Savonlinnan kaupungilta kilpailuttamisvelvoitetta nykyisistä seudullisesti kilpailutetuista tuoteryhmistä, koska tuotteita ja palveluita tarvitaan. Kaupungin omina hankintoina kilpailutuksia voi kuitenkin paremmin järkeistää ja vähentää mm. liittymällä valtakunnallisiin yhteishankintoihin (esim. Hansel, Sansia ja Kuntien Tiera) niissä tuoteryhmissä, joissa paikallista tai alueellista tarjontaa ei ole ja joissa kilpailu tapahtuu valtakunnallisella tasolla. Sillä varmistetaan todennäköisesti myös edullisemmat hinnat johtuen ko. yhteishankintojen suuremmista volyymeista.

Mikäli joissakin tuoteryhmissä voidaan paikallisella yhteishankinnalla katsoa saavutettavan merkittävää etua ja hankintapalvelut yksikön resurssit riittävät, tällaisia yksittäisiä hankintoja on mahdollista toteuttaa myös yhteishankintoina esim. valtuuttamalla Savonlinnan kaupunki toteuttamaan hankintamenettelyn, päätöksenteon ja hankintasopimuksen valtakirjalla muiden hankintaan osallistuvien yhteisöjen puolesta. 

Tällaisista toimintatavoista voidaan sopia myöhemmin tapauskohtaisesti erikseen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että toiminnan kehittämiseksi ja järkevöittämiseksi, hankintariskien ja niistä kaupungille mahdollisesti aiheutuvien korvausvastuiden vuoksi sekä henkilöstöriskin vuoksi seudullinen yhteistoimintasopimus on perusteltua irtisanoa.

Sopimuksen kohdan 14 mukaisesti yhteistoimintasopimuksen päättäminen tapahtuu sitä haluavan yhteisön päätöksellä ja se toteutuu ensiksi seuraavan kalenterivuoden alusta. Irtisanomisaika on vähintään kuusi (6) kuukautta. Päätösehdotus on, että Savonlinnan kaupunki irtisanoo 28.11.2012 allekirjoitetun seudullisen hankintatoimen yhteistoimintasopimuksen. Mikäli Savonlinnan kaupunginvaltuusto hyväksyy päätösehdotuksen, Savonlinnan kaupunki irtisanoo sopimuksen siten, että se päättyy 31.12.2025.

Toimivalta Hallintosääntö luku 10, § 75

Lapsivaikutusten arviointi Ei tarpeen arvioida.

Yritysvaikutusten arviointi Ei tarpeen arvioida

Esittelijä Tekninen johtaja Behm Päivi

Päätösehdotus Tekninen lautakunta esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että seudullisen hankintatoimen yhteistoimintasopimus irtisanotaan siten, että sopimus päättyy 31.12.2025.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Toimenpiteet Kaupunginhallitus

 Kaupunginvaltuusto

KH 30.12.2024 § 427  

898/02.08.00.01/2024

Valmistelija vt.tekninen johtaja Päivi Behm, 044 417 4655,

 vs. hankintapäällikkö Pirjo Rossilahti, 044 417 4982

Selostus Teknisen lautakunnan 17.12.2024 § 245 selostus- ja päätösosan mukaisesti.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Laine Janne

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy teknisen lautakunnan esityksen.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. 

Toimenpiteet Kaupunginvaltuusto