Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 22.01.2025/Pykälä 7

TL 22.01.2025 § 7  

39/00.03.01.02/2025

Valmistelija vt. tekninen johtaja Päivi Behm, paivi.behm(at)savonlinna.fi, 044 417 4655

Selostus Savonlinnan kaupungin keskushallinnon talouspalvelut on antanut 13.12.2024 ohjeet ja aikataulun vuoden 2024 tilinpäätöksen laatimisesta niin, että kaupunginhallituksen on se mahdollista allekirjoittaa viimeistään 31.3.2025.

 Toimintakertomuksessa on tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kaupunginhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan.

 Lautakuntien ja niiden alaisten toimialajohtajien on arvioitava toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä annettava selvitys sisäisen valvonnan järjestämisestä ja niiden perusteella tehdyistä keskeisistä johtopäätöksistä. Kuvauksessa on suotavaa käydä ilmi, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuu toimialan eri tasoilla, ja miten on toimittu väärinkäytösten ehkäisemiseksi, ja miten niistä on raportoitu.

 Lisäksi lautakunnat antavat tulosaluetasoisesti selvitykset valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisesta talousarviossa määritellyn sitovuuden mukaisesti, jolloin raportoinnissa toteumaa verrataan asetettuun tavoitteeseen. Lautakuntien selvitysten pohjalta laaditaan koko kaupunkia koskeva selonteko toimintakertomukseen, johon yhdistetään myös keskushallinnon alaisen sisäisen tarkastuksen laatima selonteko sisäisen valvonnan toimivuudesta vuonna 2024.

• Hallinto- ja johtamistapa (eettiset periaatteet, säännöt, ohjeet, toimivallan jako)

Teknisen toimialan toiminnassa ei ole vuoden 2024 aikana havaittu, että olisi ollut erityisiä puutteita hallinto- tai johtamistavassa. Työilmapiirikyselyä ei tosin tehty vuonna 2024, mutta henkiöstöltä on saatu palautetta organisaatiomuutosten ja yt-menettelyjen aiheuttamasta työkuormituksesta ja sen vaikutuksista työtyytyväisyyteen.

Kaupungin toimintaa koskevia yleisiä eettisiä periaatteita, sääntöjä, määräyksiä sekä tehtyjä päätöksiä on toimialalla pääsääntöisesti noudatettu. Pieniä virheitä on toki sattunut, muttei mitään, mitä ei olisi voitu korjata tai vaikuttaisi haitallisesti kaupungin toimintaan.

Hallintosääntöä on päivitetty teknisen toimialan osalta tarvittaessa. Vastuuhenkilöt ja vastuutahot on määritelty sekä talouden että toiminnan osalta sekä tarvittavat muutokset on tehty henkilöstövaihdosten yhteydessä.

Teknisellä toimialalla on uusittu ja uusitaan maankäyttö- ja rakennuslain muutoksen myötä useita ohjeistuksia, mikä on vaikuttanut ja tulee vaikuttamaan rakennusluvitukseen, maapolitiikkaan, yleisiin alueisiin ja kaavoitukseen.

• Riskienhallinta (tunnistus, analysointi, hallinta, dokumentointi)

Riskienhallinnasta ja raportoinnista vastaavat kunkin toimialan osalta tulosalueiden esimiehet ja vastuuhenkilöt.

Toimialojen riskikartoitus on tehty kaupungin yleisen riskienhallintaohjeistuksen mukaisesti sekä päivitetty säännöllisesti.

Yleisen riskien hallinnoinnin ja seuraamisen sekä projektien riskien hallinnan lisäksi riskien hallinta ulottuu myös päivittäisiin arkisiin työtehtäviin sekä näitä käydään läpi viikoittain myös palavereissa.

Tekninen toimiala on onnistunut riskien hallinnassa hyvin vuoden 2024 osalta. Lakisääteiset riskien hallinnan toimenpiteet ja vakuutusyhtiöiden vakuutusvelvoitteet on täytetty.

• valvontatoimenpiteet (mm. erilaiset kontrollit, suojaukset, sopimusten hallinta, ilmoittajansuojelukanava)

Hallintosääntö määrittelee lautakunnan ja virkamiesten väliset oikeudet omaisuuden hankintaan, luovutukseen ja hoitoon sekä hallintosääntöä on tämän osalta noudatettu. Toimielimet ovat tehneet päätökset niissä tapauksissa, joissa virkamiesten hallintosäännön mukaiset valtuudet eivät ole riittäneet päätöksentekoon.

Sopimukset on tallennettu kaupungin sopimustenhallintajärjestelmään. Lautakunnan, virkamiehen tai sopimuskumppanin havaittua puutteen esimerkiksi sopimustekstissä on se huomioitu välittömästi uusia sopimuksia tehtäessä. Osassa sopimuksia on käytetty kaupungin omaa tai erityislainsäädännön osalta ostopalveluina saatavaa lakipalvelua.

Ohjelmistovaihdoksissa ja hankinnoissa on kiinnitetty huomiota tietoturvallisuuteen sekä henkilöstä on saanut tietoturvaan liittyvää koulutusta.

Tekninen toimiala on varmistanut sopimusehdoissa, että myös yhteistyökumppanit ja sopimuskumppanit noudattavat kaupungin toimintaperiaatteita ja ohjeistuksia. Sopimusvalvontaa tehdään esimerkiksi työmailla ja isommissa urakoissa. Kaupungilla on tavanomaisen seurannan lisäksi ohjelmia/järjestelmiä, joiden kautta hankkeita pystytään seuraamaan ja puuttumaan tarvittaessa riskeihin.

Valvontaohjeisto määrittelee esimerkiksi laskujen hyväksymiskäytännöt ja hankintalaki kilpailutuksen. Hankintapäätökset on tehty hallintosäännössä määritellyn virkamiehen tai toimielimen toimesta noudattaen hallintosäännössä ja hankintaohjeessa määriteltyjä euromääräisiä hankintarajoja.

Toimivallan ylityksiä ei ole toiminnan eikä talouden suhteen havaittu.

Tekninen lautakunta on tehnyt omaa valvontaa viranhaltijapäätösten seurannalla.

Kaupungin ilmoittajansuojelukanava (anonyymi) on tarvittaessa käytössä.

• raportointi ja viestintä (avoimuus ja hyvä tiedonhallintatapa, esim. merkittävät riskit)

Yleiset tiedot vuoden 2024 riskienhallinnan suunnittelusta ja toteuttamisesta teknisellä toimialalla ovat olleet kuntalaisillla julkisesti saatavilla.

Riskien hallinnan viestinnän vastuutahoja ei ole määritelty, toimialat viestittävät asioista parhaaksi katsomallaan tavalla. Teknisen lautakunnan osalta puheenjohtaja vastaa päätöksistä tiedottamisesta.

Vt. tekninen johtaja on raportoinut ja käynyt joulukuussa kertomassa teknisen toimialan vuoden 2024 toiminnasta ja taloustilanteesta tarkastuslautakunnalle.

Teknisellä toimialalla on pyritty tukemaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa sekä lisäämään riski- ja valvontatietoisuutta. Toimialalla panostetaan koulutuksiin, mikä vähentää riskejä työssä. Henkilöstö on suoriutunut hyvin ja vastuullisesti työtehtävistään.

• seuranta (ml. arviointi, kehittämistoimenpiteiden tuloksellisuus)

Erityisesti seurattavat kohteet on määritelty vuoden 2024 riskien hallinnan suunnitelmassa.

Kehittämistoimenpiteet on määritelty toimialan vuosittaisissa työohjelmissa sekä valtuuston tavoitekorteissa, jotka raportoidaan targetor-järjestelmässä. Vuoden 2024 raportoinnissa tehdään tilinpäätökseen myös arvio valtuustokauden tavoitteiden toteutumisesta.

Toimivalta Hallintosääntö 8. luku 59 §

Lapsivaikutusten arviointi Ei ole tarpeen arvioida.

Yritysvaikutusten arviointi Ei ole tarpeen arvioida.

Esittelijä Vt. tekninen johtaja Behm Päivi

Päätösehdotus Tekninen lautakunta antaa selostusosan mukaisen selonteon kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuksesta ja toteutumisesta teknisen lautakunnan toimialueella vuonna 2024.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi Teknisen toimialan johtoyhmä

Toimenpiteet Sisäinen tarkastaja