Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.06.2025/Pykälä 216

KH 02.06.2025 § 216  

457/02.08.00.01/2025

Valmistelija tiedottaja Niina Luukkainen, 050 467 4784, niina.luukkainen@savonlinna.fi,

 hankepäällikkö Susanna Peura, 040 152 5111, susanna.peura@savonlinna.fi,

 yhteisömanageri Meeri Larinen, 050 408 0959, meeri.larinen@savonlinna.fi,

hankinta-asiantuntija Maarit Kosonen, 050 476 4368, maarit.kosonen@savonlinna.fi

Selostus Savonlinnan kaupungille hankittavista markkinointi- ja mainostoimistopalveluista on järjestetty tarjouskilpailu. Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevaksi. Hankinta sisältää markkinoinnin konsultoinnin, suunnittelun ja toteutuksen, brändin hallinnan ja kehittämisen, mainos- ja esittelyvideot sekä markkinoinnin (mm. kampanjoiden) tuloksellisuuden seurannan ja optimoinnin. Hankinnassa valitaan yksi (1) pääasiallinen palveluntuottaja ja yksi (1) varapalveluntuottaja, jolla varmistetaan markkinointi- ja mainostoimistopalvelujen saatavuus sopimuksen aikana.

 Hankinta on arvoltaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 26 §:n 1 mom. 2. kohdan mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja siitä on 10.2.2025 lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavaan. Määräaikaan 13.3.2025 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät Ahooy Creative, Avidly Oy, Designer Always Yours Oy, Generaxion Oy, Kamua Oy, Kari Media Group Oy, Mainostoimisto SST Oy, OSG Agency Oy, ThreeFiveEight Oy. Tarjoukset avattiin ja avauksesta laadittiin avauspöytäkirja.

 Kaikki tarjoajat vakuuttivat tarjouksissaan, ettei niitä rasita hankintalain (1397/2016) 80 §:n ja 81 §:n mukaiset poissulkemisperusteet ja että ne täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut muut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajan antamat vakuutukset toimivat alustavana näyttönä vaatimusten täyttymisestä. Varsinaiset asiakirjat tarkastetaan voittaneilta tarjoajilta. Lisäksi tarjoajat vakuuttivat tarjouksissaan, ettei niihin kohdistu Euroopan unionin (EU) tai Yhdistyneiden kansakuntien (YK) asettamia pakotteita.

 Tarjoajien soveltuvuuden osalta todettiin seuraavaa:

 Tarjouspyynnössä tarjoajan yhtenä soveltuvuusvaatimuksena oli tarjoajan referenssit. Referenssivaatimuksen mukaan tarjoajalla tuli olla aikaisempaa kokemusta vastaavan kokoluokan kunnille/kaupungeille toteutettujen tarjouspyynnön liitteen 1 Palvelukuvauksessa kerrottujen vastaavien markkinointi- ja mainostoimistopalvelujen tuottamisesta vähintään kolme (3) referenssikohdetta viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta.

 Kamua Oy ilmoitti kolme (3) referenssikohdetta, joista yksi oli referenssiasiakkaalle toteutettu kuntastrategian päivitys. Kuntastrategian päivittäminen itsessään ei ole tarjouspyynnön palvelukuvauksessa kuvattua markkinointi- ja mainostoimistopalveluiden tuottamista eikä kohteen osalta käy ilmi, onko toteutus sisältänyt tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia markkinointi- ja mainostoimistopalveluja. Näin ollen Kamua Oy:n yksi referenssikohde ei täytä tarjoajalle asetettua referenssivaatimusta.

 OSG Agency Oy:n tarjouksessaan ilmoittamat kaikki kolme referenssikohdetta oli tehty Visit Ålandille. Visit Åland on Ahvenanmaan virallinen matkailuorganisaatio. Ahvenanmaa on itsehallinnollinen alue ja maakunta Suomessa, mutta se ei ole kunta eikä kaupunki. Soveltuvuusvaatimuksena oli, että referenssikohteiden tuli olla toteutettu kunnille tai kaupungeille. Näin ollen OSG Agency Oy:n referenssit eivät täytä tarjoajalle asetettua referenssivaatimusta.

 Yllä mainittujen seikkojen vuoksi Kamua Oy ja OSG Agency Oy eivät täyttäneet tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja ne joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailusta. Muiden tarjoajien tarjoukset täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden osalta todettiin seuraavaa:

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan tuli toimittaa tarjouksen liitteenä kaksi (2) referenssityötä A ja B. Molempien referenssitöiden A ja B tuli sisältää kolme (3) työnäytettä yhdestä markkinointikampanjasta, jonka tarjoaja on toteuttanut jollekin julkiselle organisaatiolle tai keskisuurelle tai suurelle yritykselle.

Designer Always Yours Oy:n tarjouksen toinen referenssityö oli toteutettu järjestölle. Järjestö ei ole tarjouspyynnön vaatimuksen mukainen julkinen organisaatio tai keskisuuri tai suuri yritys. Näin ollen Designers Always Yours Oy:n toinen referenssityö ei ole tarjouspyynnön vaatimuksen mukainen.

Tarjouspyynnön yhtenä vaatimuksena oli, että tarjoajalla tulee olla nimetty vastuullinen yhteyshenkilö ja hänelle nimetty varahenkilö. Vastuullisella yhteyshenkilöllä ja hänen varahenkilöllään tuli olla vähintään kahden (2) vuoden kokemus vastaavanlaisista vastuuyhteyshenkilön tehtävistä ja vastuunalaisista projektinjohtotehtävistä viimeisen viiden (5) vuoden ajalta. Tarjoajan tuli ladata tarjoukseen selvitys vastuuhenkilön sekä varahenkilön kokemuksesta (CV tai muu vastaava dokumentti, josta ilmenee henkilön kokemus vastaavista tehtävistä).

Generaxion Oy:n tarjouksesta ei käy ilmi tarjouspyynnön vaatimuksen mukainen vähintään kahden (2) vuoden kokemus vastaavista tehtävistä viimeisen viiden (5) vuoden ajalta tarjouksessa ilmoitettujen vastuullisen yhteyshenkilön eikä varahenkilön osalta. Näin ollen vaatimuksen täyttymistä ei voitu tarkistaa.

Yllä mainittujen seikkojen vuoksi Designer Always Yours Oy:n ja Generaxion Oy:n tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja tarjoukset joudutaan sulkemaan pois tarjouskilpailusta. Muiden tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena huomioitiin hinta max. 60 pistettä yhteensä ja laatu max. 40 pistettä yhteensä. Tarjousvertailu on oheismateriaalina, liite A.

Toimivalta Hallintosääntö luku 12, 77 §:n 1. kohta

Lapsivaikutusten arviointi Ei tarpeen arvioida.

Yritysvaikutusten arviointi Ei tarpeen arvioida.

Esittelijä vs. kaupunginjohtaja Hämäläinen Markus

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että Savonlinnan kaupungille hankittavien markkinointi- ja mainostoimistopalvelujen palveluntuottajiksi toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle valitaan seuraavat tarjoajat:
Pääasiallinen palveluntuottaja: Mainostoimisto SST Oy
Varapalveluntuottaja: Kari Media Group Oy

Kamua Oy:n, OSG Agency Oy:n, Designer Always Yours Oy:n ja Generaxion Oy:n tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta selostusosan mukaisin perustein.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi Ahooy Creative

 Avidly Oy

 Designer Always Yours Oy

 Generaxion Oy

 Kamua Oy

 Kari Media Group Oy

 Mainostoimisto SST Oy

 OSG Agency Oy

 ThreeFiveEight Oy

Toimenpiteet Hankintapalvelut