Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.11.2025/Pykälä 433

KH 03.11.2025 § 433  

857/00.01.01.01.00/2025

Valmistelija Vs. Hallintojohtaja-kaupunginlakimies Roosa Aaltonen, roosa.aaltonen@savonlinna.fi, p. 050 401 7788

 Hankintapäällikkö Mika Purmonen,

 mika.purmonen@savonlinna.fi, p. 050 479 2570

Selostus Kaupungin hankintapalvelut vastaa kaupungin tavara- ja palveluhankintojen kilpailuttamisesta, yhteishankinnoista ja niitä koskevien hankintasopimusten valvonnasta, hankintojen kehittämisestä, hankintaohjeiden laatimisesta ja hankintoihin liittyvän asiantuntija-avun antamisesta.

 Hankintavaltuudet on määritelty hallintosäännössä. Hankintavaltuuksilla tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintoja kaupungin nimissä. Toimivalta hankinnoista päättämiseen jakautuu kaupunginhallituksen, lautakuntien, kaupunginjohtajan, toimialajohtajan, tulosalueen ja tulosyksikön esihenkilön sekä hankintapäällikön kesken riippuen hankinnan arvosta (euromääräinen raja) ja tyypistä (tavara/palvelu/rakennusurakka).

 Lisäksi hallintosäännön 76 §:ssä on määräykset hankintapäällikön tehtävistä, joiden mukaan hankintapäällikkö mm. valmistelee kaupungin hankintaohjeen. Savonlinnan kaupungin yleinen hankintaohje on liitteenä A. Lisäksi kaupungilla on voimassa oleva erityisalojen hankintaohje, joka on liitteenä B. Molempien hankintaohjeiden päivittämisestä on jo kulunut aikaa. Ohjeet on hyväksytty kaupunginhallituksessa 4.2.2019 § 40.

 Yleisessä hankintaohjeessa ei ole tarkemmin määritelty miten työnjako hankintapalveluiden ja toimialojen kesken jakautuu. Ohjeen mukaan hankintapalvelut avustaa hankinnoissa tarpeen mukaan. Tarkoituksenmukaista olisi, että hankintapalvelujen tarjoamaa asiantuntija-apuja hankintojen toteuttamisessa hyödynnettäisiin jatkossa enemmän ja siirryttäisiin ns. keskitettyihin hankintapalveluihin.

 Hankintaprosessia erillishankintojen osalta ehdotetaan muutettavaksi niin, että tietyn euromääräisen rajan ylittyessä hankinnasta tulee tehdä ensin sisäinen hankintapäätös, jolla päätetään hankinnan toteuttamisesta ja annetaan evästystä hankinnan suunnitteluun. Tämä sisäinen hankintapäätös on hankinnan valmistelua, eikä sillä ole oikeusvaikutuksia. Tämän sisäisen hankintapäätöksen perusteella hankintapalvelut lähtee toteuttamaan hankintaa, eli hankintapalvelut vastaa mm. tarjouspyynnön laatimisesta ja julkaisemisesta, tarjoajien kelpoisuuden arvioinnista ja varsinaisen hankintapäätöksen tekemisestä. Tuo varsinainen hankintapäätös on ulkoinen hankintapäätös, jolla tarkoitetaan hankintalain 123 §:n mukaista päätöstä, jolla on vaikutusta ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan. Kuvaus kaupungin nykyisestä hankintaprosessista sekä ehdotus uudeksi hankintaprosessiksi on oheismateriaalina.

 Yhtenä uuden hankintaprosessin etuna on päätöksen tekemisen siirtyminen hankintaprosessin alkupäähän, jossa toimielimet voivat tosiasiallisesti vaikuttaa hankinnan lopputulokseen. Tämä päätös on sisäinen hankintapäätös. Vanhassa mallissa hankintapäätöksen tekeminen toimielimessä ei anna päättäjille mahdollisuutta vaikuttaa hankinnan lopputulokseen millään tavalla, koska päätös tulee tehdä tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden sekä hankintalain mukaisesti. Varsinainen hankintapäätös on itse asiassa vain tekninen toimi, jossa ei ole enää tosiasiallista mahdollisuutta vaikuttaa hankinnan lopputulokseen, koska varsinainen vaikuttamismahdollisuus on hankintaprosessin alkuvaiheessa.

 Toisena uuden hankintaprosessin etuna voidaan pitää ulkoisen hankintapäätöksen tekemisen keskittämistä hankintapalveluihin, joka nopeuttaa huomattavasti hankintaprosessin etenemistä. Lisäksi hankintapäätöksen tekemisen keskittäminen hankintapalveluihin vähentää riskiä, että päätökseen vaikuttaa ja päätöksessä tulee mainittua muitakin tekijöitä kuin tarjouspyynnössä ilmoitetut valintaperusteet. Näin voidaan minimoida riskit mahdollisista markkinaoikeusvalituksista sekä vältetään myös mahdolliset esteellisyysongelmat. Uuden prosessin etu on myös se, että tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden seuranta siirtyy hankintapalveluille.

 Hallintosääntömuutosten lisäksi uuden toimintamallin käyttöön ottamiseksi ja jalkauttamiseksi organisaatiossa kaupungin hankintaohjeita tulee päivittää. Samalla hankintaohjeisiin ehdotetaan tehtäväksi pieniä tarkennuksia ja korjauksia.

 Ehdotus uudeksi päivitetyksi kaupungin yleiseksi hankintaohjeeksi on liitteenä C ja ehdotus uudeksi päivitetyksi kaupungin erityisalojen hankintaohjeeksi on liitteenä D.

 Keskeisimmät hankintaohjeisiin tehdyt muutokset ovat:

• Hankintaprosessin päätöksenteon jakautuminen hallintosääntömuutoksen mukaisesti sisäiseen ja ulkoiseen hankintapäätökseen
• Pienhankintojen osalta suositellaan käyttämään sähköistä pienhankintojen kilpailutusjärjestelmää, jonka koulutukset hankintapalvelut aloittaa vuoden 2026 alkupuolella
• Päivitetty hankintojen kynnysarvot nykytilanteen mukaisiksi
• Pienhankintaraja on tavara- ja palveluhankinnoissa nostettu 5 000 eurosta 10 000 euroon toiminnan joustavuuden lisäämiseksi, mutta toisaalta pienhankintojen avoimuuden lisäämiseksi kirjallinen hankintapäätös tulee tehdä yli 10 000 euron pienhankinnoissa, kun aiemmin päätösrajana on ollut 15 000 euroa. Sote-palveluhankinnoissa on tehty vastaava muutos.
• Muuten ohjeeseen on lisätty pieniä tarkennuksia sopimusten sitovuuteen, hankkeiden ohjeesta poikkeaviin määräyksiin sekä korjattu virheellisiä viittauksia.

Toimivalta hankintaohjeen hyväksymiseen on hallintosäännön mukaan kaupunginhallituksella. Koska toimivalta hallintosäännön hyväksymiseen on kaupunginvaltuustolla, on päivitettyjen ohjeiden voimaantulo sidottu kaupunginvaltuuston päätökseen hallintosääntömuutoksista.

Vaikutustenarviointi

Kaupungin hankintaohjeiden päivittämisen ja hankintaprosessin uudistamisen tavoitteena on selkeyttää hankintaprosessin päätöksentekoa, vahvistaa hankintapalveluiden roolia ja asiantuntijuutta, parantaa hankintojen läpinäkyvyyttä ja lainmukaisuutta sekä nopeuttaa hankintojen läpimenoaikaa.

Taloudelliset vaikutukset:

Pienhankintarajan nostaminen 5 000 eurosta 10 000 euroon vähentää hallinnollista työtä ja tuo joustavuutta hankintojen toteuttamiseen, mikä voi pitkällä aikavälillä tuottaa säästöjä. Hankintapalveluiden keskittäminen ja ammattimainen kilpailutus lisäävät kustannustehokkuutta ja parantavat hankintojen laatua. Sähköisen pienhankintajärjestelmän käyttön laajentaminen edellyttää henkilöstön koulutusta, mutta koulutus voidaan toteuttaa hankintapalvelujen nykyisillä resursseilla ilman merkittäviä lisäkustannuksia. Lisäksi valitus- ja oikeudenkäyntiriskien väheneminen vähentää mahdollisia ylimääräisiä kustannuksia ja vahvistaa prosessin ennakoitavuutta.

Organisaatio- ja henkilöstövaikutukset:

Organisaation työnjako selkeytyy, kun hankintaprosessi jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen hankintapäätökseen, mikä tuo läpinäkyvyyttä ja selkeitä vastuita eri toimijoille. Hankintojen keskittäminen hankintapalveluille nopeuttaa prosessia ja vähentää päällekkäisyyksiä, mutta muutos edellyttää tehokasta muutosjohtamista, erityisesti koulutusta ja viestintää toimialoille. Alkuvaiheessa toimialoilla voi esiintyä sopeutumishaasteita, mutta pitkällä aikavälillä uudistus parantaa tehokkuutta ja yhtenäistää toimintatapoja. Lisäksi tilaajavastuulain velvoitteiden seuranta siirtyy hankintapalveluille, mikä vahvistaa lainmukaisuutta ja vähentää riskejä. Samalla hankintalain noudattaminen paranee, kun päätöksenteko perustuu selkeisiin ja yhdenmukaisiin menettelyihin.

Yritysvaikutukset:

Hankintojen keskittäminen selkeyttää hankintaprosessia ja varmistaa kilpailuttamismenettelyjen ja toimintavelvoitteiden noudattamista, joka lisää hankintojen avoimuutta ja tarjoajien tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä.

Hankintaprosessin uudistamisella ja siihen liittyvällä hankintaohjeiden päivittämisellä ei arvioida olevan erityisiä kuntalais-, ympäristö- tai lapsivaikutuksia.

Toimivalta Hallintosääntö 45 §

Esittelijä Vt. kaupunginjohtaja Hämäläinen Markus

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteen C kaupungin yleiseksi hankintaohjeeksi ja liitteen D kaupungin erityisalojen hankintaohjeeksi. Ohjeet tulevat voimaan mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy hankintaprosessin muutosta koskevat hallintosääntömuutokset.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi Toimialat

Toimenpiteet         Hankintapalvelut