Elinkeinojaosto
Pöytäkirja 09.12.2025/Pykälä 138

ELJ 09.12.2025 § 138 

161/14.02.00/2022

Valmistelija Tapahtumapäällikkö Marita Kajander (marita.kajander@savonlinna.fi) 0504641560

Selostus Savonlinnan kaupunki on ollut vuonna 2025 mukana tapahtumatoimintojen tiedolla johtamisen kehittämisessä. Samalla on koottu, määritelty ja kartoitettu erilaisia tapahtumien vaikuttavuuden mittareita ja malleja. Savonlinnan kaupungilla tiedolla johtamisen mallia ei ole vielä ollut ja koottua tapahtumiin liittyvää tietoa kokonaisuudesta ei ole johdonmukaisesti kerätty. Kaupungilla tapahtumatiedon yhteen kokoaminen ja tiedon jalostaminen koko kaupungin käyttöön on keskeistä koko vaikuttavuuden näkökulmasta. Tieto on ollut hajallaan ja se on hyvin pirstaloitunutta sekä satunnaisesti kerättyä. Näin ollen kokonaiskuvaa tapahtumien kokonaisvaikutuksista on ollut mahdotonta saada.

 Keski- ja Itä-Suomen kaupunkien tapahtumatoimintojen edustajat ovat tunnistaneet edellä luetellut kehityskulut ja nähneet tarpeelliseksi määritellä yhdessä kaupunkien tapahtumatekemistä, siihen liittyviä tietotarpeita ja tapahtumallisuuden roolia kaupunkistrategian toteuttamisessa. Tiedolla johtamisen yhteiskehityshankkeen toteutukseen ovat osallistuneet Imatran, Joensuun, Jyväskylän, Kuopion, Lappeenrannan ja Savonlinnan kaupungit ja niissä toimivat tapahtuma-asiantuntijat tai tapahtumista virkatyönään vastaavat henkilöt.

 Yhteiskehitysprojektin lopputuloksena on rakennettu kaupunkien tapahtumien tiedolla johtamisen mallia, jossa määritellään tapahtumatoimintojen pääasialliset ja yhteisesti tunnistetut tehtävät, tehtävään liittyvä johtamiskokonaisuus sekä siihen tarvittava tietoperusta ja tiedon jalostamisen tarpeet. Kokonaisuudessaan tiedolla johtamisen malli kokoaa tiivistyksen siitä, mitä kaupunkien tapahtumatoiminto tekee, mitä tietoa se siihen tarvitsee ja miten se tällä tiedolla johtaa kaupungissa tapahtuvaa tapahtumatoimintaa ja sen edellytyksiä.

 Yksi keskeinen perusta on ollut yhteinen ymmärrys siitä, mitä tapahtuma ylipäätään tarkoittaa. Tämän projektin osalta käytettiin seuraavaa tapahtumamäärittelyä:

 “Tapahtuma on kaupunkiin elinvoimaa tuottava ammattimaisesti ja elinkeinotoimintana tuotettu ihmisten kohtaaminen, joka voidaan toteuttaa erilaisissa formaateissa ja jonka sisältönä voi olla mitä vain urheilusta viihteeseen, kulttuuriin ja taiteeseen, liiketoimintaan, politiikkaan, koulutukseen ja tieteeseen tai uskontoon ja hengellisyyteen.”

 Määritelmän perusteella pystyttiin yhteisesti keräämään, lajittelemaan ja mallintamaan tietoa.

 Tiedolla johtamisen vaikuttavuustieto prosessissa jakaantuu kuuteen eri luokkaan:

1. Tietoperusta

 Tämä osuus rakentuu yleisestä, koko Suomea käsittelevästä tapahtuma-alan toimialatiedosta ja sen päälle rakentuvista neljästä erillisestä tietokokonaisuudesta. Tietokokonaisuudet on tunnistettu yhdessä kaupunkien kanssa ja niiden otsikointi on tarkennettu asiantuntijatyössä.

 Tapahtumateollisuus ry tuottaa toimialatietoa tapahtuma-alasta. Yhdistyksen verkkosivuilta löytyy toimialatutkimuksia, joista löytyy ylätasoista tietoa tapahtuma-alan valtakunnallisista liikevaihto- ja työllisyysluvuista sekä maakuntien liikevaihtolukuja. Näillä tiedoilla pääsee alkuun toimialan merkittävyyden ymmärryksessä sekä valtakunnallisesti että oman kaupunkinsa alueella.

2. Määrätieto

 Tällä tarkoitetaan erilaisia tapahtumista kerättäviä numeerisia tietoja. Tällaisia ovat mm. kaupungissa järjestettävien kumppanuustapahtumien lukumäärä tai vaikkapa luvitettujen tapahtumien määrä sekä tapahtumakävijöiden määrä erilaisissa rajatuissa kokonaisuuksissa, kuten tapahtumatalojen vuotuiset kävijämäärät, kumppanuustapahtumien kävijämäärät sekä teattereiden, museoiden tai jäähallien kävijämäärät. Määrätietoa pystytään keräämään vain valituista kokonaisuuksista. Määrätiedolla rakennetaan pohjaymmärrys kaupungin vetovoimatapahtumien kokonaisuudesta. Valitsemalla kohteet, joista määrätietoa kerätään vuosittain, saadaan rakennettua tietopohja ja ymmärrys kaupungin tapahtumatoiminnan perustasta.

3. Kategoriatieto

 Tämä on toinen perustietona pidettävä tietokokonaisuus. Se kertoo millaisia järjestettävät tapahtumat ovat. Kaupungin tapahtumatoiminnan tunnistamiseksi ja myös profiloinnin avuksi on tärkeä tunnistaa millaisia ja minkä sisältöisiä tapahtumia kaupungissa järjestetään. Kaupunkien välillä saattaa olla esimerkiksi alueen harrastuneisuudesta johtuvaa vaihtelua järjestettävien tapahtumien kategorioissa. Kun kaupungin tapahtumakategoriat tunnistetaan ja niiden määrätietoja ryhdytään keräämään vuosittain, saadaan rakennettua ymmärrys kaupungin tapahtumatoiminnan perustasta.

4. Viranomaistieto

 Tieto syntyy viranomaisille tehdyistä erilaisista lupahakemuksista ja niiden pohjalta tehdyistä lupapäätöksistä. Lupia myöntäviä viranomaisia ovat muun muassa kaupungit, poliisi ja pelastuslaitos tai tekijänoikeusjärjestöt.

5. Vaikuttavuustieto

 Vaikuttavuustiedolla päästään tarkastelemaan tapahtumien tukemisen tuotos-panossuhdetta. Tapahtumien vaikuttavuutta tutkittaessa selvitetään sitä, millaisia erilaisia vaikutuksia tapahtumat tuottavat kaupunkeihin. Pisimpään tutkimuksen kohteena ovat olleet erilaisten tapahtumien tuottamat talousvaikutukset järjestämisalueilla. Vaikuttavuustutkimusten kokonaisuus on viime vuosina laajentunut merkittävästi, ja nykyään tapahtumista on mahdollista ostaa tutkimuspalveluja kaikkiin seuraaviin vaikutuksiin: talousvaikutukset, sosiaaliset vaikutukset, ympäristövaikutukset, brändivaikutukset, työllisyys, matkailuun ja majoituspalvelujen käyttöön sekä vaikutukset myös julkiseen liikenteeseen.

6. Kokemustieto

 Kokemustietoa tapahtumista tai tapahtumajärjestämisestä kerätään erilaisilla kyselyillä. Esimerkiksi kaupunkien jo olemassa oleviin asukastyytyväisyyskyselyihin voidaan sisällyttää myös kysymyksiä tapahtumista ja siitä, miten kaupunkilaiset ne kokevat. Myös hyvinvointikyselyssä voi olla relevanttia kysyä tapahtumista ja niiden osallisuutta ja yhteisöllisyyttä tukevista vaikutuksista. Näin kokemustietoa saadaan kerättyä jo olemassa olevilla tutkimuksilla, eikä niitä varten

 tarvitse perustaa uutta tutkimusta.

 Savonlinnan kaupungin yrityspalveluissa tapahtumatietoa kerätään tällä hetkellä lähinnä määrällisesti ja vaikuttavuuteen liittyen. Satunnaisesti myös kokemustietoon pohjautuen. Konkreettisina toimenpiteinä tietoa saadaan:

-          matkailu- ja tapahtumakumppanuuksien selvityslomakkeilla (talouteen-, osallistuja-, yleisömäärään-, yöpyjien määrään-, laajuuteen-, näkyvyyteen-, vastuullisuuteen-, työllisyys-, ja ostopalveluihin-, ja vapaaehtoisiin työntekijöihin liittyen)

-          erilaisilla muilla vaikuttavuuteen liittyvillä ulkopuolisilta ostetuilla selvityksillä (mm. talous-, sosiaaliset-, ympäristö-, ja työllisyysvaikutukset)

-          välillisillä kokemustiedon kysymyksillä (satunnaisina muina kyselyinä joita kaupunki toteuttaa tai joita joku yhteistyötaho toteuttaa)

 Kokoavalle tiedolle on ollut tarvetta, jotta voidaan päästä liikkeelle tapahtumien kokonaisvaikutuksien kehittämisessä. Lopulta pitäisi jossakin vaiheessa päästä kaupungilla tilanteeseen, jossa kaikki toimialarajat ylittävä tapahtumatieto on kerätty ja koottu yhteen niin kulttuurin, urheilun, taiteen, viihteen ja kongressien kuin yritystapahtumien saralta.

 Yrityspalveluissa tapahtumatietoa on aloitettu kokoamaan ja pilotoimaan yhteen. Ennen kuin päästään varsinaiseen tapahtumien tiedolla johtamiseen, täytyy valita strateginen suunta ja pohjalle valinnat siitä, mitä kyselyjä tehdään, kenelle, millloin, missä ja miksi. Keinovalikoimiakin on useita.

 Kyselyiden tekeminen, niiden koonti ja tiedon analysointi on melko työlästä ja kaupungilla ei ole sellaisia ohjelmistoja tai erikseen sellaista henkilöä joka työtä tekisi. Näin ollen työtä on ostettu pilottina myös ulkopuoliselta kyselytutkimuksiin erikoistuneelta teknologiayritykseltä.

 Tapahtumapäällikkö esittelee pilottina ostettua kyselytutkimusta kahdesta eri Savonlinnalaisesta tapahtumasta ja niiden kokonaisvaikutuksista.

Esittelijä Yrityspalvelujohtaja Turtiainen Juha

Päätösehdotus Elinkeinojaosto merkitsee asian tiedoksi.

Päätös Elinkeinojaosto merkitsi asian tiedoksi.