Yhteistyötoimikunta
Pöytäkirja 10.06.2026/Pykälä 28

YT 10.06.2026 § 28 

151/07.01.00.01/2025

Valmistelija Tietohallintopäällikkö Petri Puhakainen

 petri.puhakainen@savonlinna.fi, p. 044 417 4022

Selostus Tietohallinto on valmistellut ohjeen Outlook-kalentereiden oletusnäkymä-oikeuksista Microsoft 365 -ympäristössä. Ohje koskee kaikkia kaupungin käyttäjiä sekä uusia käyttöönotettavia käyttäjätunnuksia, ja sen tavoitteena on yhtenäistää kalenterien näkyvyyskäytännöt organisaatiossa. Ohje liitetään Tietoturvapoliikan liitteeksi.

 Tällä hetkellä oletusnäkymäoikeudeksi tulee "voi tarkastella vapaita ja varattuja aikoja". Uusien käyttäjätunnusten kalentereihin asetetaan oletusarvoisesti näkymäoikeus “voi tarkastella otsikoita ja sijainteja”. Tämä tarkoittaa, että muut organisaation käyttäjät näkevät kalenterimerkintöjen vapaa/varattu -tiedot, otsikot sekä sijaintitiedot. Käytäntö on linjassa organisaation suositusten kanssa ja sen tarkoituksena on tukea erityisesti kokousten suunnittelua ja sujuvaa yhteistyötä. Muutoksella tavoitellaan useita hyötyjä: organisaation sisäisen yhteistyön ja ajanhallinnan parantamista, toiminnan läpinäkyvyyden lisäämistä sekä yhtenäisten toimintatapojen varmistamista.

 Tietoturva- ja tietosuojanäkökulmat on huomioitu ohjeessa keskeisesti. Henkilöstöä ohjeistetaan välttämään tarpeettomien henkilötietojen tai salassa pidettävien tietojen kirjaamista kalentereihin. Lisäksi yksittäiset merkinnät voi tarvittaessa merkitä yksityisiksi, jolloin niiden sisältö ei näy muille. Käyttäjillä säilyy myös mahdollisuus rajata kalenterinsa näkyvyyttä tai myöntää laajempia käyttöoikeuksia vain perustelluista syistä.

 Vastuiden osalta tietohallinto huolehtii asetuksen teknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta. Esihenkilöiden tehtävänä on varmistaa ohjeistuksen tunnettuus ja noudattaminen, ja käyttäjät vastaavat omien kalenteri-merkintöjensä asianmukaisesta sisällöstä ja tietosuojan toteutumisesta.

 Ohje tulee voimaan kaupunginhallituksen hyväksymisen jälkeen, ja sitä sovelletaan kaikkiin uusiin käyttäjätunnuksiin käyttöönottohetkestä alkaen. Muutoksen vaikutuksia ja toimivuutta seurataan osana kaupungin tietoturvallisuuden kehittämistä sekä muutoshallintaprosessia.

Esittelijä Henkilöstöpäällikkö Silvennoinen Virve

Päätösehdotus 

Käsittely Asiasta käydyn keskustelun jälkeen esittelijä muutti päätösehdotustaan seuraavaksi: Asia palautetaan valmisteluun ohjeen täydentämiseksi ja visualisoinnin tekemiseksi.

Päätös 

Toimenpiteet Kaupunginhallitus